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Gestão orçamentária mais estratégica com o uso de tecnologia
Gestão orçamentária mais estratégica com o uso de tecnologia

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Por Felipe Mello, diretor da TOTVS Consulting

Diante dos desafios e da complexidade do atual cenário econômico, as atividades de planejamento financeiro vêm demandando cada vez mais tempo e recurso das empresas. Muito esforço é despendido na elaboração de relatórios transacionais, enquanto informações diretas e relevantes, que deveriam suportar o negócio, ficam em segundo plano. Infelizmente, ainda vemos poucas empresas com uma estrutura de sistemas efetiva, processos ágeis e pessoas preparadas para dar conta de toda essa demanda. E o resultado é, frequentemente, áreas financeiras com equipes inchadas e ineficientes.

A adoção de tecnologias no processo de gestão orçamentária, além de possibilitar a redução de custos e do tempo dedicado à construção de informações transacionais, confere agilidade à geração de informações relevantes para o negócio, possibilitando uma tomada de decisão mais precisa por parte dos executivos. Atualmente, muitas empresas usam apenas o ERP para fazer essa gestão, transferindo os números do sistema para planilhas de Excel. Isso, além de exigir horas da equipe de TI para extração dos dados, demanda um tratamento manual das informações, gerando riscos de erros e perdas.

No entanto, já existem soluções que, integradas ao software de gestão, possibilitam a visualização dos dados de forma simples e ágil, facilitando a gestão do orçamento e o forecasting. Ferramentas de planejamento orçamentário e de BI permitem às empresas parametrizar diferentes visões, conforme suas necessidades de negócio, e acessar indicadores estratégicos com apenas um clique, garantindo a integridade das informações disponibilizadas em tempo real e uma análise profunda do comportamento dos gastos em cada centro de custo. Isso garante agilidade e suporta a tomada de decisão.

Além disso, uma estrutura de sistemas efetiva, faz com que a atividade de planejamento financeiro deixe de ser operacional e passe a ser estratégica. Com gestores dedicando mais tempo a análises e construções de cenários, as oportunidades identificadas mensalmente podem ser rapidamente aproveitadas, contribuindo, inclusive, para a redução de custos.

De posse deste ferramental, os gestores podem garantir que o orçamento vá na direção correta. A tecnologia permite a criação de travas que limitem o orçamento, evitando que áreas ou empresas gastem além do previsto, bem como o acompanhamento online dos resultados. Também, com os sistemas certos, o processo de forecasting fica mais fácil, já que simulações podem ser visualizadas rapidamente, durante uma reunião de resultados.

Porém, é necessário que as empresas sejam cuidadosas ao adotar novas tecnologias em sua gestão orçamentária. Para identificar qual a melhor ferramenta para o seu negócio, é necessário avaliar alguns aspectos, entre eles, se ela contribui para o planejamento de ativos, vendas, contratos e de RH. Para isso, ela precisa permitir cálculos de depreciação ativo a ativo; integração com o forecast de vendas para previsão de comissões; detalhamento dos contratos e seus atributos – código, valores, datas e índice de reajuste – para simplificar o planejamento dos custos de cada contrato; bem como integração automática com a folha de pagamento, facilitando assim, o cálculo de custo por funcionário. Além disso, é importante que a tecnologia possibilite o registro e a execução de transações entre empresas, ajustes gerenciais e cambiais, controle de participações acionárias e cálculos de equivalência patrimonial, simplificando o fechamento de balanço patrimonial e DRE.

Outro ponto de atenção é a falta de histórico saudável para uma análise rica de desempenho da gestão orçamentária. Essa base é importante para o entendimento dos resultados da empresa e a capacitação do time. A falta de comparação de um ano contra outro, trimestre contra trimestre ou ainda mês contra mês torna as decisões menos assertivas.

Após definir qual tecnologia será adotada, as organizações devem preparar os processos e a equipe para a mudança, com o objetivo de que as informações não se percam e todos entendam os benefícios das novas ferramentas. Dependendo do nível de maturidade de gestão da companhia, a adoção de novos processos pode gerar uma resistência natural na equipe do departamento financeiro. Isso porque dá trabalho fazer o repasse das informações das planilhas para o sistema, especialmente se a companhia tem frequentes alterações nas estruturas contábeis (decorrentes, muitas vezes, de ínumeras mudanças em seu organograma).

Já no pilar pessoas, ao decidir implementar tais tecnologias, as organizações precisam levar em consideração o impacto cultural que elas causarão. Será necessário gerir essa mudança por meio de um robusto plano de comunicação a fim de acelerar e controlar a aderência. Explicações sobre o porquê do uso da nova ferramenta, o papel dos colaboradores nessa nova etapa, a participação de pessoas chave no processo, além de treinamento adequado (da ferramenta, dos novos conceitos, processos e procedimentos) garante uma migração mais tranquila e transparente. Toda mudança de processo bem comunicada, participativa e clara, em que as pessoas entendam os motivos e seus papéis, tem mais sucesso de ser implementada.

Em resumo, hoje temos novas tecnologias e soluções que podem agilizar a gestão orçamentária, melhorar a confiabilidade dos dados e reduzir o tão temido trabalho braçal. Ao decidir adotar uma nova solução, os gestores devem avaliar e ajustar os processos e comunicar aos colaboradores a mudança de forma apropriada. A compreensão da importância da nova tecnologia e o uso massivo dela no dia a dia da empresa depende muito da maneira como essa transformação é conduzida, pois, independentemente da ferramenta utilizada, a participação das pessoas é fundamental para que a mudança dê certo.

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